Gremienarbeit
Wie wird sie digital, effektiv & richtungsweisend?Die zunehmende Digitalisierung verlangt von Verbänden ein Umdenken. Es wird zunehmend schwerer, den vielen unterschiedlichen Mitgliedern gerecht zu werden: Während auf der einen Seite digitale Vorreiter*innen erwarten, dass zeitgemäße Mittel der Zusammenarbeit eingeführt werden, sträuben sich auf der anderen Seite weniger digital affine Mitglieder noch gegen den Wandel. Vor allem bei der Gremienarbeit wird das deutlich: Mitglieder sind immer beschäftigter, die Mitwirkung im Verband ist dabei einer der ersten Tätigkeiten, die vernachlässigt werden. Viele würden sich durchaus einbringen, wenn es nicht so aufwendig wäre. Gleichzeitig will und muss der Verband informieren, erreicht aber mit allgemein gehaltenen Newslettern und immer mehr Rundschreiben nicht immer die notwendige Relevanz beim Mitglied.
Die Lösung lautet hier: Digitale Gremienarbeit auf einer verbandsoptimierten Plattform macht den Verband zukunftsfähig.
- Herausforderungen bei der klassischen Gremienarbeit
- Engagement-Rate als Erfolgskennzahl
- Erfolgreiche und richtungsweisende Lösungswege aus der Verbandswelt
- Vorsicht, Standard-Tools führen bei Verbänden oft zu Problemen
- Erfolgsfaktoren digitaler Gremienarbeit
- Die digitale Gremienarbeit als Multi-Kanal-Lösung
Herausforderungen bei der klassischen Gremienarbeit
Bei der klassischen Gremienarbeit begegnen Mitgliedsorganisationen einigen Herausforderungen. Dazu zählt zunächst die Information der Mitglieder über Rundschreiben. Meist findet das über einen E-Mail-Verteiler statt. Oft sind die Öffnungsraten hier niedrig, da das Rundschreiben in überfüllten E-Mail-Postfächern untergeht und übersehen wird.
Ebenfalls kritisch wird es bei der Organisation von Gremiensitzungen: Hier muss sowohl die Vor- als auch die Nachbereitung abgehandelt werden. Dazu zählt zunächst die Terminabstimmung über ein Datum, welches den Stakeholdern passt sowie die Einladung zur Sitzung und die Abstimmung zu Themen. Diese Abstimmungsprozesse sind oft langwierig und über E-Mail-Verkehr nur schlecht abbildbar, da hier einiges an synchroner Kommunikation und Austausch nötig ist. Nach der Sitzung, die meist offline stattfindet und deshalb ortsgebunden ist, folgt der Versand von Protokollen, der oft mit einer zeitaufwendigen Aufbereitung von Dokumenten einhergeht. Hier müssen zum Beispiel Word-Dokumente mit unterschiedlichen Arbeitsständen zusammengeführt werden.
Die klassische Gremienarbeit stellt Mitglieder vor große Hürden:
Hohe Zeitinvestitionen
Ineffektive Arbeitsweisen
Kollision der Verantwortungen
Zu geringe Relevanz der Einzelthemen
Die klassische Gremienarbeit gefährdet die allgemeine Produktivität und gute Ergebnisse.
Engagement-Rate als Erfolgskennzahl
Immer mehr Verbände stellen sich die Frage: Wie relevant ist unser Verband für unsere Mitglieder, wenn nur einige wenige sich aktiv einbringen? Diese Engagement-Rate ist außerdem Messindikator für eine viel wichtiger Fragestellung: Wie relevant wird unser Verband in fünf Jahren noch sein? Denn die Digitalisierung und der Kampf um die Aufmerksamkeit und das Vertrauen der Mitglieder wird in Zukunft eher schwerer als einfacher zu gewinnen sein.
„Unsere Daseinsberechtigung ist erst unanfechtbar, wenn sich 30% unserer Mitglieder aktiv in der Verbandsarbeit beteiligen.“
– Geschäftsführung eines 30.000 Mitglieder Berufsverbands
„Wir wollen zum informativsten und inspirierendsten Lückenfüller unserer Branche werden.“
– Geschäftsführerin Branchenverband mit 600 Mitgliedsunternehmen
Beteiligung neu denken
Die Beteiligung am Verbandsangebot und vor allem an der Gremienarbeit muss dabei nicht unbedingt bedeuten, dass sich die Mitglieder über drei Jahre hinweg dazu verpflichten, jede Woche fünf bis zehn Stunden in die Verbandsarbeit zu investieren. Entscheidendes Stichwort ist hier die Niedrigschwelligkeit. Um beizutragen reichen oft schon kurze Rückmeldungen über interne, digitale Plattformen. Die Hauptsache ist, dass sich die Mitglieder beständig in Themen einbringen, die ihnen besonders wichtig sind. Nur so bleibt der Verband am Puls seiner Mitglieder und der Zeit. Gleichzeitig werden diese regelmäßig daran erinnert, was der Verband für sie leistet.
Erfolgreiche und richtungsweisende Lösungswege aus der Verbandswelt
Viele großen Verbände haben das bereits erkannt und streben eine höhere Engagement-Rate ihrer Mitglieder an. Wegweisend ist hier die Frage, wie viel Prozent der Mitglieder sich im letzten Quartal aktiv am Verbandsgeschehen beteiligt haben. Gezählt wird dabei die Teilnahme an Themen- oder Ergebnisabstimmungen, geteilte Kommentare, Beteiligung an Umfragen sowie die Teilnahme an Sitzungen, seien sie am Telefon, per Videokonferenz oder offline.
„Verbesserungen sind schnellere Entscheidungen, schneller und besser informierte Gremienmitglieder, nachvollziehbare Prozesse und Kommunikation bei der Erarbeitung von Stellungnahmen.“
„Die neue Plattform myBGL ermöglicht die digitale Kommunikation und Interaktion zwischen beliebig vielen Teilnehmern bzw. Mitgliedern aus allen BGL-Mitgliedsverbänden. Sie revolutioniert zurzeit die Kollaboration innerhalb unseres Verbandsnetzwerks.“
Der Digitalverband Bitkom geht das sehr offen und erfolgreich an: Ein großer Teil der über 400 Gremien und gremienartigen Kreise ist offen für alle Mitglieder. So können sich die Mitarbeiter*innen der Mitgliedsunternehmen recht frei auf dem Mitgliederportal bewegen und mit nur einem Klick in Gremien hineinschnuppern oder gar mitwirken. Das Ziel dahinter ist es, ihr Interesse zu wecken und so die Beteiligung anzukurbeln.
„Ein Mitglied, das sich aktiv in den Erfa-Kreisen einbringt, kündigt niemals!“
– Geschäftsführer Industrieverband mit über 1000 Mitgliedsunternehmen
Vorsicht, Standard-Tools führen bei Verbänden oft zu Problemen
Es gibt Anbieter für Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit wie Sand am Meer. Die allermeisten fokussieren sich allerdings auf Unternehmen, die ganz andere Entscheidungswege fernab der Konsenskultur in Mitgliedsorganisationen haben: Mitarbeiter*innen sind weisungsgebunden, man kann die Nutzung einfach bestimmen. Gleichzeitig können Mitarbeiter*innen andere Tools einfach verboten werden. Sie arbeiten in der Regel „Nine to Five“ und widmen bis zu einem Drittel ihres gesamten Tages ihrem Arbeit- oder Dienstgeber. Darauf sind auch die verschiedenen Lösungen funktional ausgerichtet.
Für Verbände fängt es schon bei der Informationsverteilung und Aufmerksamkeitsbeschaffung bei den Nutzer*innen an. Mehrfache tägliche Benachrichtigungen über Neuigkeiten senken die Relevanz des Verbandes und verschwinden bald automatisch im digitalen Papierkorb, ganz gleich ob als Outlook-Regel oder mental im Kopf des Mitglieds.
Anders als ein Unternehmen kann der Verband keinen technischen Standard für die digitale Verbandsarbeit aller Mitglieder setzen. Die einen Verbände kämpfen mit strengen IT-Restriktionen ihrer großen Unternehmensmitglieder, die anderen ringen mit einer breiten digitalen Schere und uralter Ausstattung. Bezüglich des Digitalisierungsgrades der Mitglieder wird es nur noch deutlicher: Die Mitgliedsorganisation kann nun einmal nicht alle schulen und trainieren. Somit muss man einen gemeinsamen Nenner finden, der für alle funktioniert. Aber dann wäre es doch wieder die E-Mail und nichts wäre gewonnen?
Erfolgsfaktoren digitaler Gremienarbeit
1. Keine Doppelarbeit: Die Geschäftsstelle befüllt nur einen Kommunikationskanal und bedient damit alle internen Kanäle auf einmal.
2. Einbindung von Nicht-Nutzern: Auch nicht-registrierte Mitglieder sollten über die Gremienplattform erreichbar sein, damit nicht parallel auf der Plattform und in Outlook gearbeitet wird.
3. Dokumente: Übersichtliche Dateiverwaltung mit Versionierung
4. Kalender: Terminverwaltung inkl. Terminabstimmung und Einladungen
5. Kommunikation & Austausch: Beiträge, Fragen, Umfragen und Kommentare für den schnellen Austausch
6. Daten in Deutschland: Für sehr viele Mitglieder ist eine Beteiligung nicht denkbar, wenn die Daten im Ausland verarbeitet werden.
7. Mobiles Arbeiten: Mobile Apps für die Arbeit zwischendurch
8. Freie Kanal-Auswahl: Mitglieder wählen sich ihren Kanal aus (E-Mail, Web, Mobile App).
9. Gruppen & Sektionen: Klare Struktur von Gremien, Erfas, Projekten und weiteren Gruppen. Es kommt Verwirrung auf, wenn alle Gremien und weiteren Kreise bunt gemischt unter „Arbeitsräumen“ oder „Teams“ abrufbar sind.
10. Eigenes Branding: Die Gremienplattform im eigenen Design zusammen mit eigenen Mobile Apps ist für viele Mitglieder ein Muss. Denn damit behält der Verband das Vertrauen seiner Mitglieder und positioniert sich digital als Vordenker seiner Branche.
Die digitale Gremienarbeit als Multi-Kanal-Lösung
Die Lösung lautet hier: Eine auf Verbände optimierte Plattform für die digitale Gremienarbeit. Hier wird dem Mitglied die freie Kanalauswahl ermöglicht: Von E-Mail-Zusammenfassung bis hin zum Zugriff über den Web-Browser und Mobile Apps. So können die besonders digitalen mit echten Mobile Apps oder am Laptop mit professionellen Web-Apps arbeiten. Die weniger digitalen können zunächst auch ohne Beteiligung wie gewohnt via E-Mail mitlesen und beim sich beim passenden Thema einschalten und mitreden. Erfolgskritisch ist dabei, dass der Verband auch wirklich alle über eine Plattform, also auf einem Kanal, erreicht und nicht parallel E-Mails an die Kritiker*innen oder Verweigerer*innen senden muss. So wird Doppelarbeit vermieden, was für mehr Akzeptanz in der Geschäftsstelle sorgt. Dies ist ein kleiner Teil von den verschiedenen Möglichkeiten, die nachhaltiges Stakeholder Engagement im Verband leisten kann.
„Die Kommunikation ist wesentlich schneller, einfacher und direkter geworden. Der Austausch untereinander ist nun möglich und wird aktiv genutzt. Zudem kann die Plattform mit Hilfe der App auch von unterwegs genutzt werden.“
„Neue Kanäle für die Kommunikation der Mitglieder untereinander und mit dem DStGB konnten geöffnet werden. Fachleute, die vorher selten miteinander kommuniziert haben, tauschen sich über das Netzwerk jetzt regelmäßig aus. Der Grad der Vernetzung im DStGB ist demnach gestiegen.“
Doch die funktionalen Anforderungen von Verbänden für effektive Gremienarbeit gehen noch weiter: Hinzu kommen der stärkere Fokus auf Abstimmungsfunktionen und weniger auf Echtzeit Synchronkommunikation, die Unterstützung bei der Konsensbildung, bei Termineinladungen an externe samt Anhängen, die Agenda- und Teilnehmerverwaltung bei Veranstaltungen. All das sind Bereiche, die eine Plattform für digitale Gremienarbeit abbilden muss.
