Intranets für Verbände & Mitgliedsorganisationen

Ein Verbandsintranet stellt eine interne Plattform für die Informationsverteilung, den Austausch und die Zusammenarbeit dar. Bei stark institutionalisierten Verbänden haben meist nur Mitarbeiter und Hauptamtliche Zugriff auf ein solches Netzwerk. Immer mehr Verbände sehen aber das Verbandsintranet als eine gemischte Plattform, wo es Bereiche nur für die Geschäftsstellen, aber auch speziell für Mitglieder gibt.

Solche Mischformen aus Social Intranet und Mitgliederportal bringen einige Vorteile mit sich: So gibt es oft Inhalte, die Mitglieder ebenso interessieren wie Hauptamtliche. Auch die Mitglieder wollen sehen, was bei der letzten Gremiensitzung erreicht wurde oder über Neuigkeiten im Verband benachrichtigt werden. Ein Intranet für den Verband ermöglicht es, alle Interessierten mit relevanten Inhalten zu erreichen und das ganz ohne Doppelarbeit. Hier muss nur ein Kanal befüllt werden, um Mitglieder über die Plattform im Web-Browser, die Mobile App oder über eine Zusammenfassungsemail zu erreichen.

Hier werden die Mitglieder stärker in den Fokus gerückt: Über Umfragen können sie über die Plattform am Verbandsgeschehen teilhaben und das schon mit nur wenigen Klicks. Diese Niedrigeschwelligkeit der Beteiligung motiviert Mitglieder, sich mehr einzubringen. Der Verband erhält so stetiges Feedback und bleibt somit am Puls seiner Mitglieder.

Möglichkeiten eines Verbandsintranet:

1. Klare Ziele und Einsatzzwecke müssen definiert werden. Hierbei muss das Mitglied und sein Mehrwert durch das Portal im Mittelpunkt stehen.
2. Hilfestellungen und Regeln für die Mitglieder sind unerlässlich. Geben Sie ihnen das Gefühl, dass Ansprechpartner da sind, die weiterhelfen können.
3. Vertrauen und Akzeptanz aufbauen: Gehen Sie bei der Nutzung des Portals mit gutem Beispiel voran. So sehen die anderen, dass es wirklich genutzt wird und werden auch aktiver.
4. Integration in den Alltag findet statt, indem Prozesse, die zuvor über andere Medien abgewickelt werden nach und nach ins Verbände Social Intranet umziehen.
5. Ergebnisse und Erfolge werden sich schneller abzeichnen als Sie denken. Dokumentieren und kommunizieren Sie diese um auch die letzten Skeptiker zu überzeugen.

Social-Collaboration-Tools gibt es wie Sand am Meer. Die allermeisten fokussieren sich allerdings auf Unternehmen, die gegensätzliche Entscheidungswege im Vergleich zur Konsenskultur in Verbänden haben: Mitarbeiter*innen sind weisungsgebunden, das Unternehmen kann die Nutzung einfach festlegen. Parallel dazu können andere Tools für Mitarbeiter*innen einfach verboten werden. Sie arbeiten in erster Linie für das Unternehmen und widmen somit bis zu einem Drittel ihres gesamten Tages dieser Arbeit. Die Verbandsarbeit hingegen findet zwischendurch oder danach statt, was andere Prozesse und eine stärkere, digitale Unterstützung von dezentraler Arbeit benötigt. Darauf sind aber die meisten Lösungen funktional nicht ausgerichtet und spezialisieren sich auf die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen.

Die Lösung lautet hier: Eine auf Verbände optimierte Plattform für die digitale Verbandsarbeit. Wesentliche Anwendungsfälle sind hier das digitale Sitzungsmanagement, übergreifendes Gremienmanagement und das Stakeholder Engagement. Zusätzlich zu den oben angesprochenen Möglichkeiten zur Abbildung der verbandsinternen Struktur über Gruppen, sind hier folgende Funktionen entscheidend: Möglichkeiten zur Abbildung der verbandsinternen Struktur durch Gruppen mit eigenem Rechtemanagement, übersichtliche Abstimmungsfunktionen, Termineinladungen (auch an externe) samt Anhängen sowie die Agenda- und Teilnehmerverwaltung bei Veranstaltungen. All das sind Funktionsbereiche, die ein Verbandsintranet abbilden muss.