Social Intranet für Unternehmen

Themenübersicht:

• Folgen der Digitalen Transformation verstehen
• Was ist ein Social Intranet?
• Das Social Intranet fördert und trägt Kultur
• Mobile, unternehmensinterne Kommunikation leichtgemacht
• Mit einem Social Intranet zum zukunftsfähigen Unternehmen

Die Digitale Transformation ist in der Welt der Unternehmen angekommen. Es wird deutlich, dass sich kein Sektor der Veränderung entziehen kann. Denn die Ansprüche von Angestellten als auch Kunden ändern sich rapide. Während sich einige Unternehmen noch gegen den Wandel sträuben und lieber traditionell weiterarbeiten, haben viele bereits erkannt: Die zunehmende Digitalisierung bietet vor allem Chancen und Vorteile. Eine Studie von Etventure berichtet dabei von folgenden Erfolgen:

Erfolge der Digitalisierung

Durch die zunehmende Digitalisierung halten immer mehr neue Mittel der Zusammenarbeit Einzug in Unternehmen. Dabei sind klassische Intranets schon lange keine Neuheit mehr. Zu diesen geschützten, digitalen Räumen haben nur registrierte Nutzer einen Zugang. Viele Unternehmen nutzen schon seit über zehn Jahren solche Plattformen, um ihre Dokumente andere Inhalte nachhaltig speichern und abrufen zu können. Erst in den letzten Jahren rückt hier auch die unternehmensinterne Kommunikation immer mehr in den Fokus. Denn die klassische Kommunikation über E-Mails stößt hier an ihre Grenzen: Sobald mehr als zwei Personen in eine Entscheidung verwickelt sind, gestaltet sich der Austausch als kompliziert. Hier fehlen Ihnen die nötigen Möglichkeiten, Prozesse übersichtlich abzubilden und gleichzeitig alle Beteiligten zu erreichen. Damit ein Intranet „social“ wird, muss also der Austausch zwischen mehreren, im Idealfall sogar zwischen allen, Kollegen möglich werden. Das erlauben weiterführende Funktionen wie Gruppen, umfangreiche Möglichkeiten Beiträge zu erstellen und zu kommentieren sowie ein Mitgliederverzeichnis zur besseren Findung von Experten und Ansprechpartnern. Verschiedene Kommunikationskanäle, wie ein Chat in Gruppen oder zwischen Einzelpersonen, machen die digitale Zusammenarbeit noch einfacher.

Instant-Messaging-Dienste vs Social Intranets

Aufgrund der ähnlichen Funktionen, wie etwa einem Chat oder Direktnachrichten, liegt der Vergleich zwischen Social Intranets und Instant-Messaging-Diensten nahe. Doch hier kann nur kurzfristige Kommunikation stattfinden. Das macht es deutlich schwerer, Informationen nachhaltig auffindbar zu machen. Gerade, wenn ein Kollege mehrere Tage nicht online war geht viel an ihm vorbei. Im Social Intranet hingegen ist der Chat nur eine Möglichkeit, sich auszutauschen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Details besprochen werden oder Nachfragen gestellt werden müssen. Zusätzlich können Sie auch einen statischeren Kommunikationsweg wählen, wenn es die Situation verlangt. So können Sie Beiträge oder ganze Seiten zu einem Thema erstellen und mit den betroffenen Kollegen teilen. Hier können Sie Projektstände festhalten oder größere Fragen klären. Ein Dateimodul mit einer übersichtlichen Ordnerstruktur hilft Ihnen außerdem, den Überblick über all Ihre Dateien und Dokumente zu behalten und diese langfristig abrufbar zu machen. Zwischen all diesen Modulen können mit Links Verknüpfungen hergestellt werden, so dass am Ende alle Fäden wieder zusammenlaufen.

Social Intranets wie tixxt stellen hier eine Gesamtlösung für Ihre unternehmensinterne Kommunikation dar. Einerseits erlauben sie den dynamischen Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern und in Gruppen über Chats. Andererseits machen Funktionen wie der übersichtliche Beitragsverlauf oder ein Page Creator die Abbildung statischerer Inhalte und Seiten möglich. Als Social Intranet vereint tixxt damit die Vorteile von klassischen Intranets und reinen Instant-Messaging-Diensten.

Um von den Vorteilen eines Social Intranets profitieren zu können, müssen Sie und Ihre Kollegen nicht nur die Funktionen der Plattform verstehen. Ebenso ist ein Wandel der Unternehmenskultur nötig. Denn nicht alle Prozesse lassen sich eins zu eins auf eine digitale Ebene übertragen. Einiges muss vielmehr komplett neu gedacht werden. So erkennen immer mehr Unternehmen beispielsweise, dass sie am besten vom Wissen aller profitieren, wenn sie Silos aufbrechen und einen bereichsübergreifenden Austausch fördern.
Gerade Führungskräfte stellt das vor einen Konflikt: Sie sollten Verantwortung abgeben und Transparenz fördern, um die Meinung und Expertise aller Kollegen nutzen zu können. Das bedeutet eine Lockerung klassischer top-down Strukturen hin zu einem Austausch auf Augenhöhe. In den Köpfen der Führungsetage muss dieser Kulturwandel also schon vor dem Launch einer unternehmensinternen Plattform stattfinden. Ein Social Intranet hilft dann, diesen in jeden einzelnen Kopf zu tragen und weiterzuführen.

Das Social Intranet als zentraler Ort des Austauschs

Die Einführung einer digitalen Plattform zur Unternehmenskommunikation bedeutet zunächst eine große Umstellung für die Organisation und ihre Mitarbeiter. Was zuvor per E-Mail oder sogar analog gelöst wurde, wird jetzt auf eine digitale Ebene übertragen. Der wichtigste Erfolgsfaktor bei der Einführung eines Social Intranets lautet deshalb Akzeptanz. Denn Neuerungen, die den Arbeitsalltag einer Person auf den Kopf stellen, werden zunächst eher abgelehnt. Unternehmen brauchen dazu eine Plattform, die den Einstieg in die digitale Zusammenarbeit erleichtert – sowohl für digital affine als auch digital weniger affine Kollegen.

Wird das Social Intranet von Ihren Kollegen angenommen, findet ein Wandel der Erfolgskriterien statt. Stand bei der Einführung noch die Akzeptanz im Fokus, rücken jetzt die Relevanz und Qualität der Plattform in den Vordergrund. Relevanz bedeutet dabei, dass das Social Intranet eine entscheidende Bedeutung für die unternehmensinterne Zusammenarbeit einnimmt. Im Optimalfall spielt sich hier ein Großteil des internen Austauschs ab. Gleichzeitig wissen die Mitarbeiter, dass es sich lohnt, das Netzwerk immer wieder zu besuchen. Denn hier finden sie nicht nur viele, sondern vor allem alle wichtigen und qualitativ hochwertigen Inhalte.

Wird Ihr Social Intranet zum Digital Workplace, hat das einen entscheidenden Vorteil: Sie und Ihre Kollegen sind nicht länger an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Denn die Plattform ist auf jedem Gerät abrufbar. Das entspricht den Entwicklungen der letzten Jahre: Hier geht der Trend in Richtung Mobilität. Laut einer Studie nutzen im Jahr 2018 79% der Befragten ein Smartphone. Zum Vergleich: 2015 waren es nur 46%. Dieser Wandel wirkt sich auch auf die Arbeitswelt aus: Viele Mitarbeiter sind im Außendienst über ein Geschäftshandy weiterhin erreichbar. Immer mehr Arbeitgeber erlauben außerdem mit dem „Bring Your Own Device“-Ansatz die Arbeit auf einem eigenen, mobilen Gerät. Entscheidend ist dafür, dass das Social Intranet über eine eigene mobile App aufrufbar ist. Sie kann von überall aus zwischendurch erreicht werden. Das erlaubt Ihnen, flexiblere Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen einzuführen. So wird beispielsweise Kollegen im Außendienst die Teilnahme an den alltäglichen Geschäften erleichtert. Sie können derzeitige Entwicklungen und Prozessfortschritte stets im Blick behalten.

Das entspricht vor allem den Ansprüchen der derzeitigen und nächsten Arbeitnehmergeneration. Die Kollegen, die im Privatleben an die Nutzung mobiler Geräte gewöhnt sind, werden ähnlich flexible Mittel auch von ihrem Arbeitgeber erwarten. Ein mobiles Social Intranet macht Ihr Unternehmen somit attraktiver für derzeitige und potentielle Mitarbeiter.

Wer in Zeiten des digitalen Wandels bestehen will, muss spätestens jetzt anfangen zu handeln. Denn das Tempo der Veränderung wird weiter zunehmen und Ihr Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Tätigkeitsfelder werden sich weiter wandeln und Expertise an noch unbekannten Stellen notwendig. Mit einem Social Intranet können Sie auf solche Entwicklungen schnell reagieren. Gehen Sie jetzt den nächsten Schritt: Entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen tixxt einsetzen kann.