Gremienmanagement

Die Beschlussfassung im Gremium läuft in folgenden Schritten ab. Unter der Grafik finden Sie Hinweise, wie Sie hier mit gutem Gremienmanagement dafür sorgen, dass der Prozess optimal funktioniert und wie ein Mitgliederportal Ihnen dabei hilft:

1. Vorschlag:
Im Normalfall kommt ein Gremiumsmitglied oder Mitarbeiter*innen der Geschäftsstelle mit einem Vorschlag auf den Gremienmanager zu. Die Person liefert eine Idee, zu welchem Thema das Gremium einen Beschluss fassen könnte. Oft ist der Person gar nicht bewusst, wie es ab hier weitergeht. Solche Vorschläge werden häufig über Beiträge im Mitgliederportal oder im persönlichen Gespräch aufgeworfen.

2. Workflow:
Im zweiten Stadium wird die Idee dann qualifiziert. Es wird von einem Teil des Gremiums eine Beschlussvorlage erarbeitet. Diese wird dann von Mitarbeiter*innen Ihres Verbandes auf inhaltliche und rechtliche Aspekte hin überprüft. Im Mitgliederportal kann die Datei mit der Vorlage zentral abgelegt und bearbeitet werden. Das ständige Hin- und Herschicken entfällt so. Auch die Diskussion über Anmerkungen und Änderungswünsche findet hier statt, normalerweise in Form von Beiträgen und Kommentaren.

3. Vorlage:
Ist die Vorlage erstellt, wird über das Mitgliederportal ein Termin für die Gremiensitzung abgestimmt und festgelegt. Mitglieder, die verhindert sind, können das hier äußern und im Zweifel ihr Stimmrecht per Vollmacht an ein anderes Mitglied übertragen. Über das Mitgliederportal kann die fertige Beschlussvorlage dann automatisiert an alle Mitglieder verschickt werden.

4. Gremiensitzung:
Der Beschluss der Vorlage wird auf der Gremiensitzung durchgeführt. Diese findet normalerweise in Form eines persönlichen Treffens statt. Im Mitgliederportal werden dann Teilnehmende, Beschlüsse und am Ende das Protokoll dokumentiert und zur Verfügung gestellt.

5. Maßnahmenüberwachung:
Wurde ein Beschluss getroffen, leiten sich hieraus im Normalfall Prozesse und Maßnahmen ab. Diese müssen selbstverständlich überwacht werden. Über Projektpinnwände im Mitgliederportal können Sie Aufgaben an Mitarbeiter*innen zuweisen, deren termingerechte Durchführung überwachen und im Blick behalten, ob alles gut funktioniert.

6. Archivierung:
Ganz am Ende können Sie alle Dokumente, egal ob Arbeitspapiere, Vorlagen oder Protokolle, im Dateimodul des Mitgliederportals archivieren. So ist alles stets verfügbar und Sie können auf das Wissen jederzeit zugreifen. Auch Kolleg*innen, die ähnliche Projekte managen, können hier zugreifen und sich ansehen, wie sie den Prozess in ihrem Gremium aufbauen können.

Nachhaltige Erfolge erzielen Sie mit folgenden Grundlagen der Zusammenarbeit:

1. Zielgerichtet:
Definieren Sie ganz klare Ziele, bevor Sie ein neues Thema oder Projekt angehen. Sie können dann jederzeit überprüfen, ob Sie noch in die richtige Richtung gehen oder vom Weg abzukommen drohen. Das Ziel können Sie in Ihrem Mitgliederportal in die Gruppenbeschreibung aufnehmen oder als fixierten Beitrag veröffentlichen. So haben es alle Beteiligten stets vor Augen.

2. Transparent:
Halten Sie allesfest, was Sie gemeinsam erarbeiten. Genauso wichtig wie das Ziel ist der Weg dorthin. Teilen Sie Meilensteine, Zwischenstände und Dokumentationen transparent fest. So können auch neue Gremiumsmitglieder jederzeit einsehen, was passiert ist und finden schnell den Anschluss.

3. Kollaborativ:
Achten Sie darauf, dass alle Ergebnisse im Gremium kollektiv erarbeitet werden. Die wirkliche Arbeit an einer Aufgabe kann gerne nur von einzelnen erledigt werden, der Rest des Gremiums sollte dann jedoch punktuell, zum Beispiel über Abstimmungen, beteiligt werden. So wird sichergestellt, dass am Ende alle maximal zufrieden sind. Eine punktuelle Beteiligung ist zum Beispiel bei der Themenfindung und -abgrenzung, bei der Themenerarbeitung oder auch „nur“ durch Beschluss oder Zustimmung am Ende denkbar.

4. Zugänglich:
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Mitgliederportal für alle zugänglich ist. Das bedeutet, dass es für digitale Vorreiter*innen ebenso nutzbar sein sollte wie für eher analoge Kolleg*innen. Ihr Mitgliederportal sollte also über Mobile Apps und den Web-Browser erreichbar sein und zusätzlich, damit wirklich alle informiert werden, auch automatisierte E-Mail-Zusammenfassungen für inaktivere Mitglieder versenden. So stellen Sie sicher, dass kein Mitglied ausgeschlossen wird und sich den persönlich einfachsten Weg auswählen kann. Im Idealfall besteht eine Anbindung zwischen Ihrem CRM-System und Ihrem Mitgliederportal. So ist sichergestellt, dass auf keinen Fall ein Mitglied versehentlich außen vor bleibt.

Diese Paradigmen helfen Ihnen, Ihr Gremium so zu managen, dass Aufgaben erledigt und die Mitglieder ordentlich beteiligt werden.

Beteiligung am Verbandsangebot und vor allem an der Gremienarbeit muss dabei nicht unbedingt heißen, dass sich die Mitglieder über drei Jahre hinweg dazu verpflichten, jede Woche fünf bis zehn Stunden in die Verbandsarbeit zu investieren. Entscheidend ist hier die Niedrigschwelligkeit. Auch kurze Rückmeldungen über interne, digitale Plattformen stellen bereits einen Beitrag zur Gremienarbeit dar. Wenn Sie Prozesse innerhalb Ihres Gremiums nach den oben aufgeführten Paradigmen gestalten, sollte dies ein Leichtes sein.

Anbieter für Lösungen zur erfolgreichen Collaboration gibt es wie Sand am Meer. Die allermeisten fokussieren sich allerdings auf die Zusammenarbeit in Unternehmen. Hier gibt es ganz andere Entscheidungswege fernab der Konsenskultur in Verbänden: Mitarbeiter*innen sind weisungsgebunden, Führungskräfte können die Nutzung einfach bestimmen. Gleichzeitig können Sie Mitarbeiter*innen andere Tools einfach untersagen. Die Angestellten arbeiten in der Regel „Nine to Five“ und widmen bis zu einem Drittel ihres Tages ihrem Arbeit- oder Dienstgeber. Darauf sind die verschiedenen Lösungen funktional ausgerichtet.

Für Verbände fängt die Problematik damit schon bei der Informationsverteilung und Aufmerksamkeitsbeschaffung bei den Nutzer*innen an. Mehrfache tägliche Benachrichtigungen über Neuigkeiten senken die Relevanz des Verbandes und verschwinden bald automatisch im digitalen Papierkorb, ganz gleich ob als Outlook-Regel oder mental im Kopf des Mitglieds.

Anders als ein Unternehmen können Verbände keinen technischen Standard für die digitale Verbandsarbeit aller Mitglieder bestimmen. Die einen kämpfen mit strengen IT-Restriktionen ihrer großen Unternehmensmitglieder, die anderen ringen mit einer breiten digitalen Schere und veralteter Ausstattung. Anhand des Digitalisierungsgrades der Mitglieder wird es nur noch deutlicher: Die Mitgliedsorganisation kann nicht alle schulen und trainieren. Somit muss in Verbänden ein gemeinsamer Nenner gefunden werden, der für alle funktioniert. Aber dann wäre es doch wieder die E-Mail und nichts wäre gewonnen?

Eine auf Verbände optimierte Plattform für die digitale Gremienarbeit ist hier die Lösung. Sie ermöglicht dem Mitglied die freie Kanalauswahl: Von E-Mail-Zusammenfassung bis hin zum Zugriff über den Web-Browser und Mobile Apps. So können die besonders digitalen mit echten Mobile Apps oder am Laptop mit professionellen Web-Apps arbeiten. Die weniger Digitalen werden zunächst auch ohne Beteiligung wie gewohnt über die E-Mail erreicht und können sich dann bei Interesse einschalten und mitreden. Erfolgskritisch ist dabei, dass der Verband auch wirklich alle über einen Kanal erreicht und nicht parallel E-Mails an die Kritiker*innen oder Verweigerer*innen senden muss. So wird Doppelarbeit vermieden, was für mehr Akzeptanz in der Geschäftsstelle sorgt. Mit einer auf Verbände optimierten Plattform sind alle relevanten Inhalte an einem Ort gespeichert und abrufbar. Dies ist ein kleiner Teil von den verschiedenen Möglichkeiten, die nachhaltiges Stakeholder Engagement im Verband leisten kann.

Doch die funktionalen Anforderungen von Verbänden für effektive Gremienarbeit gehen noch weiter: Hinzu kommen der stärkere Fokus auf Abstimmungsfunktionen und weniger auf Echtzeit Synchronkommunikation, die Unterstützung bei der Konsensbildung, bei Termineinladungen an externe samt Anhängen, die Agenda- und Teilnehmerverwaltung bei Veranstaltungen. All das sind Bereiche, die ein Tool für Gremienmanagement abbilden muss.